Fjerne papir med Dossier Manager

Blant de beste jeg har funnet på teknologimessen i Honduras, som arrangeres akkurat nå, har jeg funnet et produkt som heter Dossier Manager, som er utviklet av HNG Systems og det distribueres av Lufego.

I utgangspunktet søker dette systemet å løse problemet med fillagring, enten de er digitale eller skrives ut. Vanskeligheten med å lagre dokumenter er ikke bare plassen som kreves for å oppbevare papirer, men viktigheten de samler for en institusjon som ikke har råd til å kaste dem fordi de på et eller annet tidspunkt trenger å gå til dem enten for konsultasjon eller for støtte til formaliteter.

For dette er det flere IT-løsninger, selv om Dossier Manager ser ekstremt robust ut:

1. Lagring gjennom poster

I motsetning til andre applikasjoner som oppretter mapper og filer inne, er denne basert på et "container" -prinsipp, som på en måte ligner "fil". Så et selskap kan bestemme seg for å administrere all sin dokumentasjon der, og alt det gjør er å lage dokumentstrukturen, med attributter og standarder ... akkurat som det har gjort i arkiveringsprosedyrene; resten lagrer bare. Sagt i god kaliche "tilpasset konvensjonelle arkiveringsteknikker, men under et digitalt miljø og alt i en database"

Den har et administrasjonsgrensesnitt som gjør det mulig å lage filstrukturer, brukere og rettigheter; et annet brukergrensesnitt som er det som lagrer dokumenter eller konsulterer dem, og et annet for enkel offentlig konsultasjon. Når dokumentene er arkivert, kan de redigeres med "sjekk ut", verktøyet gir funksjonalitet for å klippe, slette og rette opp dokumenter i tilfelle skannede dokumenter. I tilfelle det er dokumenter med proprietære formater, åpnes de i den respektive applikasjonen, og ved "innsjekking" lar den kontrollere versjonering eller bare erstatte.

2. Søk med ocr i 69 formater.

Du kan søke etter disse, enten etter søkeord, attributter eller til og med etter innholdet. Ikke noe rart når du leter etter kontordokumenter, AutoCAD eller andre lagret i sitt opprinnelige format, men de kan også være tif- eller pdf-dokumenter, og systemet søker ved å gjøre ocr innenfor de skannede bildene.

Det morsomme er at det ikke er noe som er lagret i mapper, alt er inne i en database som kan være Mysql, sql server eller oracle.

Fangstgrensesnittet er bare klart til å velge fangeegenskaper inkludert skanning med dobbeltformat, og se hvordan det fungerer. Jeg ble overrasket over å se en Fujitsu-skanner der et kredittkort ble plassert, og førte det til dobbel modus (dobbel ansikt) som om det var et papir ... dette utstyret har muligheten til å skanne 1000 tosidige ark daglig i 5 år ... som kan kalles høy ytelse.

3. Fjern data kontroll

Blant de mest attraktive av applikasjonen er nivået på modulær vekst, med løsninger fra $ 450 til bedriftsløsninger som inkluderer ekstern tilgang via webtjenester. Et av selskapene som implementerer det er Tigo, som i hver av Tigocentros bare har en PC, skanner og Internett-tilgang; hver fil som en klient eller tjeneste leveres, kommer inn i systemet og lagres automatisk på sentralkontorene.

Det implementeres også av Executive Directorate of Revenues DEI for å kontrollere tollprosedyrene gjennom erklæringspolitikken for import av produkter. Hver tollagent vil ha en lisens, som gjør at all dokumentasjon kan komme inn i det sentrale systemet før containeren kommer inn i landet ... selv om papir fra papir alltid kommer i løpet av 15 dager i pappesker.

Forretningsløsninger er på toppen av $ 20,000 16 med ubegrenset bruk av lisenser, for den saks skyld vil et selskap som har tilstedeværelse i 320,000 land, måtte investere $ 180,000 3 ... sammenlignet med andre produkter vil det være minst $ XNUMX XNUMX per land ... nesten XNUMX millioner dollar.

For mer informasjon kan du kontakte Lufergo